Gli inserimenti avvengono secondo una procedura caratterizzata dai seguenti passaggi successivi.
La richiesta di ammissione viene accompagnata da una relazione scritta, contenente tutte le informazioni necessarie per valutare se la situazione del minore può essere adeguatamente trattata da Casa Thevenin e se il suo ingresso è compatibile con gli equilibri al momento esistenti nel gruppo degli ospiti; la relazione presenta la situazione del minore e ipotizza obiettivi da riverificare grazie al quale il responsabile della comunità valuta e concorda la sua ammissione.
Accertata l’ammissibilità, ci si attiva immediatamente per l’accoglienza secondo le modalità previste dal regolamento interno: il minore viene accompagnato presso la struttura per una prima presa di contatto con gli operatori, con gli altri ospiti e con l’ambiente, al fine di esprimersi sulla sua accettazione.
Con il primo approccio tra il minore e la comunità inizia il periodo di osservazione che riguarda: il rapporto con gli altri minori presenti, con gli educatori, le modalità relazionali, il linguaggio, il rispetto degli oggetti e degli spazi propri ed altrui. Questo consente la raccolta di una serie di dati ed informazioni che, unite alle indicazioni da parte del servizio sociale territoriale, indirizzano in modo mirato l’intervento.
Al termine del periodo di osservazione viene puntualizzato il Progetto Educativo Individualizzato in équipe con tutte le figure titolari del progetto (assistente sociale ed eventuali altri esperti).
Per ogni minore viene curata ed aggiornata in itinere la cartella personale che è formata da più parti e aspetti di tipo amministrativo, educativo e sanitario.
Le dimissioni del minore si effettuano al momento che gli operatori dei servizi sociali territoriali ed il responsabile della struttura giudicano raggiunti gli obiettivi del progetto educativo individuale concordato, oppure quando sopraggiungono condizioni che lo rendono inattuabile; in questo secondo caso, tuttavia, l’interesse del minore impone che la dimissione avvenga solo dopo l’individuazione di altra soluzione stabile.

La comunità si propone di accogliere ciascuno dei minori attivando un percorso educativo che ne valorizzi l’originalità e l’unicità, riconoscendone i peculiari bisogni evolutivi, le difficoltà e le competenze.
I minori frequentano attività sportive, ricreative e culturali, sia promosse all’interno della rete che la comunità ha attivato nel territorio, sia al suo esterno.